Secrétaire médicale - Adjoint administratif 91G04 - H/F
L'établissement
Hôpital de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, l'Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand compte 1600 professionnels et couvre 84% de l'Essonne. Il prodigue une offre de soins diversifiée s'adressant à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, détection précoce de la maladie chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées... A côté de ses trois sites d'hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Etampes), la prise en charge est ambulatoire à 80%, avec 70 points d'accès (consultations, hôpitaux de jour...).
A noter que l'établissement se distingue par les excellents résultats de la certification HAS V2020, à l’occasion de laquelle il a été certifié avec la mention la plus élevée « haute qualité des soins ».
Le secteur 91G04 dispose d’une unité d’hospitalisation à Etampes et de 2 CMP situés respectivement à Egly et à Limours.
Le poste
Caractéristiques du poste
Lieux de travail :
- Unité GAJA : lundi au jeudi
- CMP d’Egly : Vendredi
Horaires : 9H-17H (sur la base de 38H par semaine)
Temps partiel (80%) accepté
Supérieur Hiérarchique
Médecin chef de service- Secteur 91G04
Liaisons fonctionnelles
- Equipe médicale/Equipe soignante/Equipe socio-éducative
- Services administratifs et techniques de l’Etablissement
- L’ensemble des services médicaux, administratifs, les CMP, et les hôpitaux
Missions principales
- Gérer les appels téléphoniques selon les degrés d’urgence et savoir en référer aux médecins ou aux équipes en cas de difficulté
- Savoir orienter les personnes vers les bons dispositifs ou les bons personnels (savoir se référer par exemple à la sectorisation)
- Accueil et prise en charge des personnes qui se présentent au secrétariat
- Respect des procédures d’identito-vigilance par recueil des pièces d’identités afin de qualifier les INS
- Contrôle et gestion de la cohérence des données et des informations dans le dossier patient informatisé avec mise à jour régulière des dossiers administratifs
- Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des informations
- Elaboration et mise en place de mesures correctives si nécessaire
- Planification des activités et des interventions internes et externes
- Vigilance sur les dates des certificats légaux
- Prise de rendez-vous et gestion des agendas avec les mises à jour et les validations d’activité
- Assurer le suivi du courrier en collaboration avec les médecins
- Assurer la frappe et la présentation des documents, des courriers, des différents comptes--rendus, des synthèses, rapports d’activités, notes de service, …
- Recensement et enregistrement des informations liées à la nature des activités
- Respect des procédures d’alimentation du dossier patient informatisé
- Saisie des mises à jour ou sauvegarde des données d’information
- Organiser et classer les dossiers : ouverture, mise à jour, archivage
- Prise de notes au cours des différentes réunions
- Commander les fournitures bureautiques (cartouches, papier, …)
Profil recherché
Savoir
- Connaître les techniques du secrétariat
- Connaître les outils Word et Excel
Savoir-faire
- Savoir s’intégrer dans une équipe
- Savoir communiquer avec un public hétéroclite
- Savoir s’organiser
- Savoir prendre des initiatives
- Savoir analyser des documents
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
- Savoir prendre des notes
Savoir être
- Autonome
- Disponible et adaptable
- Etre à l’écoute
- Discrète
Contraintes liées au poste
- Interruption de tâches régulières nécessitant adaptabilité et disponibilité
- Participation aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication, …)
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile