Secrétaire - Adjoint administratif - H/F
L'établissement
Hôpital de référence en psychiatrie et santé mentale parmi les plus importants de France, l'Etablissement Public de Santé Barthélemy Durand compte 1781 professionnels et couvre 84% de l'Essonne. Il prodigue une offre de soins diversifiée s'adressant à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, détection précoce de la maladie chez les adolescents et jeunes adultes, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées... A côté de ses trois sites d'hospitalisation (Sainte-Geneviève-des-Bois, Longjumeau, Etampes), la prise en charge est ambulatoire à 80%, avec 70 points d'accès (consultations, hôpitaux de jour...).
A noter que l'établissement se distingue par les excellents résultats de la certification HAS V2020, à l’occasion de laquelle il a été certifié avec la mention la plus élevée « haute qualité des soins ».
Pour plus d’information : https://www.eps-barthelemy-durand.fr
Le poste
LIAISONS HIERARCHIQUES :
- Directrice des instituts de formation
- Adjointe à la directrice
LIAISONS FONCTIONNELLES :
- Cadres de santé
- Documentalistes
- Secrétaires
- Tous partenaires internes et externes
MISSIONS DU POSTE
- Organiser et coordonner la transmission et la rédaction des informations des instituts de formation et du centre de documentation
- Réaliser toutes les opérations nécessaires au fonctionnement administratif, logistique, documentaire et financier en interne et en externe en relation étroite avec la direction des instituts
ACTIVITES PRINCIPALES
- Gestion quotidienne de l’organisation des postes de travail du secrétariat
- Organisation et participation aux épreuves de sélection des instituts
- Organisation et coordination des journées de pré rentrée des étudiants et élèves, des portes ouvertes
- Gestion de la référence d’une promotion et financements, frais de déplacements, indemnités de stage, gestion des commandes d’intervenants, établissement des vacations, bordereaux de transmissions, suivi des dossiers des intervenants ponctuels.
- Préparation des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants et élèves, vérification de la mise à jour, suivi de la conformité des dossiers des étudiants et élèves
- Elaboration des tableaux de suivi des aides financières des étudiants et élèves (pôle emploi, conseil régional, bourses…)
- Communication des relevés de présence aux différents partenaires en collaboration avec la direction des instituts
- Préparation et organisation des commissions d’attribution des crédits, des instances : préparation des documents
- Polyvalence de la gestion du secrétariat des autres promotions et du centre de documentation en l‘absence des collègues
- Participation à l’ICOGI et à la Section relative à la Vie Etudiante, au conseil technique, aux instances disciplinaires
- Recherche de sources de financement (taxe d’apprentissage) et transmission aux services financiers
- Mise à jour des différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DRJSCS et autre)
- Collecte des données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d’activités de l’IFSI – IFAS et rapports d’activité
- Implication dans la démarche qualité : établissement et actualisation de procédures, protocoles, instructions spécifiques
- Participation au suivi budgétaire et au suivi des dépenses de consommables, d’utilisation des tableaux de suivi
- Gestion des stocks, des commandes de fournitures, de travaux, des équipements et suivi des livraisons
- Correspondant informatique : relais sur toutes les questions concernant le système d’information et implication dans la réalisation et le suivi du site des instituts (mise à jour internet et intranet)
ACTIVITES SPECIFIQUES
- Participer à l’accueil des étudiants, élèves et des intervenants.
- Intervenir auprès des étudiants et élèves pour toutes informations relatives à son domaine de compétence.
- Organiser des modes de classement et d’archivage accessibles et connus, utilisation du réseau.
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, l’obligation de réserve.
Profil recherché
COMPÉTENCES REQUISES
- Formation et/ou qualification : Agent Administratif : secrétariat
- Maitrise des outils bureautique (Word, Excel, Power Point, Outlook …)
- Maitrise des techniques de secrétariat
- Utilisation logiciel logifsi
QUALITÉS REQUISES
- Adaptabilité à un rythme et à des méthodes de travail spécifiques.
- Réactivité, créativité, suggestion.
- Sens de l’organisation et rigueur.
- Disponibilité et sens des relations humaines.
- Polyvalence dans les différentes missions confiées et/ou demandées.
- Réserve professionnelle (confidentialité des dossiers).
AUTRES
Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication).
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile