Établissement de référence en santé mentale parmi les plus importants de France, l’EPS Barthélemy Durand dessert 158 communes, 1 500 km² et 84 % du département de l’Essonne. Avec 331 lits, 14 secteurs, une vingtaine de dispositifs départementaux et régionaux, il prodigue une offre de soins diversifiée à 800 000 habitants. Répartie sur trois sites d’hospitalisation (Etampes, Sainte-Geneviève-des-Bois et Longjumeau), la prise en soins est ambulatoire à plus de 80 %, avec 70 points d’accès dans l’Essonne.

Avec près de 1600 professionnels, 80 métiers et des patients partenaires du processus de soins, l’établissement s’adresse à tous les âges de la vie : périnatalité, parentalité, pédopsychiatrie, détection précoce chez les adolescents, thérapie familiale, prévention des hospitalisations des personnes âgées (équipe mobile), prévention du suicide…

Il est acteur de la formation initiale (infirmiers, aides-soignants) et continue des professionnels, et est actif dans les pédagogies innovantes (simulation en santé, serious games, réalité virtuelle, Intelligence Artificielle …).

Il est à noter que l’établissement est devenu universitaire avec 3 services hospitalo-universitaires : addictologie, périnatalité, psychiatrie de l’enfant et de l’adolescent.

Certification HAS 2025 :  notre établissement est certifié « Qualité des soins confirmé »

Pour plus d’information : http://www.eps-etampes.fr

 

Horaires du Secrétariat en accord avec l’équipe

• 38h - Amplitude horaire 8h30 à 17h00

MISSIONS :

Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient :

• Assurer la gestion administrative complète du dossier patient (DPU / DPI) : création, mise à jour, vérification de la complétude, classement, archivage…)
• Gérer les correspondances à caractère médical et/ou administratif
• Gérer et traiter des données/informations (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, suivi)
• Saisir l’information médicale sur différents logiciels :

Cpagei :

• Création, complétude et mise à jour du dossier patient
• Qualification de l’INS

Sillage :

• Création et alimentation des agendas des professionnels du service
• Frappe de documents (lettres de liaison, courriers, certificats médicaux…)
• Intégration de documents
• Codification des actes

Ariane :

• Mise en gestion, transfert, réception des dossiers patients
• Archivage des dossiers patients aux archives centrales.

Coordination du service et de l’équipe :

• Assurer le lien avec les différents services administratifs de l’EPS Barthélemy Durand et également au sein du secteur I05 :
  • Faciliter la communication et la coordination entre les équipes
  • Transmettre les informations pertinentes aux interlocuteurs concernés
  • Veiller à la cohérence et à la fluidité des échanges internes
• Savoir contacter en cas d’urgence les responsables du service
• Réception, tri et suivi des messages entrants et sortants
• Priorisation des demandes selon leur urgence et leur importance
• Transmission ou traitement des informations en respectant les procédures internes
• Archivage et organisation des mails pour un accès facile et sécurisé

Accueil physique :

•  Accueillir les patients, les familles, les partenaires sociaux…
• Adapter son comportement et son dialogue aux personnes rencontrées
• Renseigner le public extérieur dans la mesure du possible (orientation du public en fonction du secteur, informations sur l’existence d’autres structures, ex : CMP)
• Participer à la bonne marche de la Salle d'Attente

Approvisionnement et suivi des stocks de l’UF du secteur 91I05 :

• Diverses autres demandes concernant l’organisation du service : besoins informatiques, gestion des commandes et fournitures diverses…

Les missions décrites dans cette fiche de poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des nécessités de service, de l’organisation de l’établissement et des évolutions réglementaires, dans le respect du cadre statutaire de l’agent.

Compétences requises :

• Savoir respecter la confidentialité et le secret médical des informations traitées
• Connaître les partenaires des secteurs sanitaires et sociaux travaillant avec le service
• Connaître les outils Word, Excel, Outlook, logiciel Cariatides, Cpage, Dimomaint et Clarilog, Octime Employés,
• Connaître les techniques du secrétariat. Connaître la sténographie ou la prise de notes rapide
• Savoir s’intégrer dans une équipe
• Savoir s’adapter à des partenaires variés
• Savoir communiquer avec un public hétéroclite
• Savoir développer des capacités humaines et relationnelles
• Savoir s’organiser, prendre des initiatives
• Savoir accomplir des tâches selon leur degré de priorité
• Connaître le vocabulaire médical est un plus.
• Etre discrète, diplomate, autonome, disponible, et à l’écoute
• Participer aux formations nécessaires à l’évolution du poste (informatique, accueil, communication)
• Connaissance des pathologies rencontrées au C.M.P. Infanto Juvénile